У будь-якій компанії є фронт-офіс та бек-офіс. Перші приносять компанії безпосередній прибуток: продають, розробляють, ремонтують, будують, тощо. Другі — це допоміжні служби, які, здається, безпосередньо не заробляють кошти для компанії, але без них складно уявити існування будь-якого бізнесу. Йдеться про бухгалтерів, фінансистів, юристів, кадровиків, офіс-менеджерів та інших працівників, які забезпечують безперебійне функціонування бізнес-процесів.
Проте, не є секретом, що не всі компанії можуть собі дозволити утримання повноцінного бек-офісу. Який є вихід із цього становища?
У світі бек-офісні функції дедалі частіше передають на аутсорсинг. Простежується подібний тренд і в Україні. Про переваги такого способу побудови бізнес-процесів, особливо в сезон відпусток, новорічних та інших свят, у локдауни та карантини, поговоримо далі.
Чи виправдовує себе бек-офіс інхаус для МСБ?
Співробітники інхаус – це люди, які офіційно працюють у штаті компанії. Перш, ніж наймати їх у штат, роботодавець повинен чітко розуміти, який обсяг роботи покладаються на них, чи завжди буде цей обсяг постійний, чи здатний він платити за них податки і виплачувати зарплату.
Однією з переваг роботи в режимі інхаус називають залучення співробітника. Але замислимося — чи можна говорити про високе чи слабке залучення до роботи бухгалтерів або фінансистів? Адже їхні завдання мало залежать від того, над чим працює фронт-офіс. Чим би не займалася компанія, у бухгалтера у будь-якому разі мають бути підготовлені всі обумовлені законом документи, сплачені податки та зійтися баланс.
Ось чому фінансові та бухгалтерські функції дуже часто віддають на аутсорсинг. Це вигідно по грошах, а якість роботи аутсорсингового співробітника загалом стандартно висока. Наприклад, у США та ЄС частка аутсорсингу для бек-офісу перевищує 50%, а в деяких країнах наближається навіть до 90%.
Плюси перенесення бек-офісу на аутсорсинг
У сфері ІТ сьогодні дуже популярні хмарні технології. Коротко їх можна охарактеризувати так: ви споживаєте рівно стільки обчислювальних ресурсів з хмари, скільки вам потрібно сьогодні. Якщо завтра вам буде потрібно більше, ви отримаєте їх за певну доплату. Якщо у вас настає «мертвий сезон», то ви споживаєте менше хмарних ресурсів і менше платите.
Бек-офіс на аутсорсі можна порівняти з хмарними технологіями. Перша перевага цього підходу – безперебійність бізнесу. Вам не потрібно переживати, що головбух захворів у самий невідповідний момент, а фінансист звільнився у розпал бізнес-сезону. Адже ви підписали договір з аутсорсинговою компанією і всі ці проблеми ви переклали на їхні плечі.
Другою перевагою можна назвати споживання бухгалтерських послуг «на запит» — також за аналогією з хмарними обчисленнями. Наприклад, у вас є бухгалтер, який щомісяця обробляє документацію від 50 контрагентів. У «гарячий» сезон попит на ваш товар збільшується, і необхідно опрацювати вже 60 контрагентів. Один бухгалтер не справляється з таким обсягом, треба брати другого, проте зрозуміло, що він буде недовантажений. Водночас у «мертвий» сезон кількість контрагентів знижується до 40 і вже не вистачає роботи навіть для одного штатного співробітника. Якщо ж віддати бухгалтерські послуги на аутсорсинг, то ви оплачуватимете лише той обсяг послуг, який потрібен зараз. Таким чином можна оптимізувати витрати на бек-офіс.
Є і ще одна вигода від переведення бек-офісу на аутсорсинг: вам не потрібно витрачати гроші на оренду та утримання приміщення для співробітників бухгалтерських та інших суміжних відділів, на різні супутні витрати, можливі виплати премій, тощо. Варто також зазначити, що оплату послуг підрядника можна записати у витрати бізнесу і тим самим знизити суму податків.
А що з ризиками?
Звичайно, скептики можуть сказати, що передача бухгалтерського супроводу на аутсорс є небезпечною через ризик витоку інформації. Однак від цього можна застрахуватися, якщо вибрати надійного підрядника з відмінною репутацією, що підкріплено відповідними сертифікатами та відкритими професійними рейтингами.
До того ж, ризик витоку існує і у випадку штатного співробітника, принаймні якщо в компанії не стоїть якісно налагоджена система DLP. Та й у разі несподіваного обшуку «органи» не отримають доступу до вашої фінансової документації. Тож при використанні послуг аутсорсу ви, навпаки, зменшуєте ризики.
Підсумовуючи, ми твердо можемо сказати – вищеописаний підхід дозволяє компаніям оптимізувати витрати та ризики, що є особливо важливим при роботі над невеликими проектами, в той час як менеджмент компанії може приділяти більше часу на розвиток основного бізнесу, роботу над перспективними напрямками.
Проте, з нашого досвіду багаторічної роботи в якості BPO-партнера для малих і великих українських та міжнародних бізнесів, кожен невеликий проект при якісній організації витрат на бек-офіс обов’язково становиться успішним та масштабується.
Автор: Дмитро Рибальченко, голова фінансово-аудиторського комітету Групи компаній «Октава Капітал»
Джерело: https://eba.com.ua/buhgaltery-ne-svyatkuyut-chomu-bek-ofis-na-autsorsi-znachno-vygidnishyj-za-inhaus-osoblyvo-v-mertvyj-sezon-svyat-lokdauniv-ta-karantyniv/
Comments are closed